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关于《公证档案管理办法》保管期限的建议

司法部、档案馆在1988年发布了《公证档案管理办法》(以下文中简称为《办法》),如今已经是过去了整整三十年。这同时是我们国家经济腾飞的三十年,公证业务日新月异的发展,为经济、社会生活的发展做出了积极贡献。

公证业务的种类不断在扩增,该办法已经远远跟不上公证业务发展的需要,亟需出台新的办法将各种公证档案的期限进行明确,毕竟这事关人民的权利和福祉。

笔者搜遍全网,关于讨论保管期限的论文几乎没有,理论研究尚处在一片荒漠中,所以,更加有必要进行这种探索。

保管期限的划分:永久、长期、短期三种。永久保存,就是无限期地尽可能长远地保存下去。列为永久保存的档案,是对社会主义事业的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案;列为长期保存的档案,是不具有广泛社会意义和科学历史意义的,而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料;列为短期保存的档案,是低于上述两个层次的,本机关在较短时间内需要查考的文件材料。

对于遗嘱这类事关重大财产的处分的公证事项自是不必多说,属于永久保管的行列。各种涉及亲权的公证事项,比如说收养关系、解除收养关系、结婚证明、离婚证明之类的也是加入了永久保管的行列中。

对于保管期限,只是案卷的封皮的一部分,不是案卷审查的重点,假如有填错,每次扣分只是扣一分,这导致公证人员对于档案期限的填写并不十分规范。

以下是笔者办理业务时候,经常会遇到的六个界定不明确的公证事项:

一、例如资助出国留学协议书,这是根据国家一九九七年颁布的出国留学改革新办法制定的。这作为一个新增公证事项,是涉及财产协议的公证书,八八年的《办法》没有涉及,究竟是归类到第二十二条第7款的“有关财产转移方面的声明书证明”呢?还是归类到第二十三条第5款担保证明呢?

笔者认为应当归类于后者,也就是长期保管的类型。因为这实际上就是一个典型的担保证明。在留学人员违约而不承担或不完全承担违约责任的情况下,保证人应承担连带赔偿责任。留学人员跑了,那国家的钱不能打水漂,保证人需要承担必要的赔偿责任。

但是此类事项作为涉外公证的非常重要的一类,非常有必要将其单独列明在长期保管那一项中。

二、机动车驾驶证证明,在八八年《办法》中没有提及,该公证书一般是用于右行驶国家。也有国家不认可该证明,比如说日本,是左行驶国家,方向盘在右侧,所以不承认中国的驾驶证,也是为了道路安全考虑。驾驶证在国外的使用期限通常是半年到一年不等。

国内驾驶证的有效期限是六年、十年和长期,机动车驾驶人在机动车驾驶证的6年有效期内,每个记分周期均未达到12分的,换发10年有效期的机动车驾驶证;在机动车驾驶证的10年有效期内,每个记分周期均未达到12分的,换发长期有效的机动车驾驶证。

从不占用社会资源的角度,驾驶证是具备有效期限的,应该是列为短期保管。但是被吊销执照的人非常少,几乎可以忽略不计,大多数人通过期满后再申请,是可以终身享有驾驶车辆的资格的。

那究竟是放到第二十二条第十二项第12款学历证明还是第二十三条第2款职称证明呢?学历通常指曾在哪些学校肄业或毕业之后得到的一纸文凭,比如毕业证书、肄业证书。职称通常是指专业技术人员的专业技术水平、能力,以及成就的等级称号,是反映专业技术人员的技术水平、工作能力的标志。比如公证员,设正高级、副高级、中级、助理级4个级别。

把驾驶证归到以上哪两类都不合适,适合单列出来到长期保管中。因为我国驾驶人年龄最高70岁,十八岁取得驾驶证的话,保管六十年,还是比较合理的。

三、身份证、居民户口簿、护照也未出现在八八年《办法》中。既然是出生证明、死亡证明这类涉及生死的证明是永久保管的行列,那么身份证、户口本、护照这一类体现出生日期的,涉及个人切身基本利益的公证事项显然也是归为永久保管。亲属关系证明在《办法》中也是永久保管,作为亲属关系的实际载体,户口本证明更应该列入其中。

四、第二十二条第12款仅仅单列了学历证明,前文已经举例说明了学历证明,和学位证明是两码事。学位是标志一个人学历的头衔,即一个人通过学习取得学识及相应学习能力程度的标志,由国家授权的高等学校颁发。一般包括学士、硕士、博士三种。此处应该将学位证明、学历证明并列写明。

五、签名、印鉴,最近办理比较多的就是微信公众号的转移公证,通行的公证事项是证明签名、印鉴属实。由于互联网更新淘汰非常迅猛,几年的时间可能就完成一个新产品的更迭,因此,列为短期保管比较适宜。

六、声明,既然《办法》中第二十二条第7款是有关财产转移方面的声明是永久保管,那么也就该单独列出与财产转移无关的声明的保管期限。近期办理了一个丢失公司公章的声明,不涉及有关财产转移,也是列为短期保管比较合适。

笔者平常工作中经常接触的案件类型也就是以上的六个方面,下面将以法信公证云(厦门)科技有限公司开发的中华人民共和国司法部公证行政管理和行业管理系统,公证员申请的公证事项业务类别,筛选出《办法》中的遗漏公证事项并进行说明。

七、监护,涉及对未成年人和老人行使监护权,列为长期比较适宜。

八、法律意见书,建议根据所涉及的事项由公证人员自主选择保管期限。

九、具有强制执行效力的债权文书,这是公证工作的重中之重,是公证业务开展的财富基石,其重要性不必言说,和遗嘱公证一同列在了公证备案平台,列为永久比较适宜。

十、拍卖、招标、开奖、股份公司创立大会、股票认购证抽签、户籍注销、选票、不可抗力,涉及公司及个人的重大权益,列为长期比较适宜。

十一、曾用名,涉及姓名权,列为永久比较适宜。

十二、自然人经历、法人经历、法人资格、非法人资格、类比学历和公司章程,列为永久比较适宜。

十三、职业资格,同学历证明类似,列为永久比较适宜。

写在文后,笔者认为单靠公证人员去查法条确实很不方便,最好是在申请公证号或者是结案的时候,电脑系统自动反馈出档案的保管期限,尽可能的提高效率、减轻公证人员的工作负担。

附: >>>>

公证档案管理办法

第五章  档案的保管期限

第二十一条 公证档案的保管期限规定永久、长期和短期三种。

凡属于需要长远查考、利用的公证档案,列为永久保管。

凡属于在相当长时期内需要查考、利用,作为证据保存的公证档案,列为长期保管,保管期限为六十年。

凡属于在较短时间内需要查考、利用,作为证据保存的公证档案,列为短期保管,保管期为二十年。

第二十二条 公证档案的保管期限,从公证事项办结或终止后的下一年起算。

第二十二条 下列公证档案,列为永久保管:

1.收养证明;

2.解除收养证明;

3.出生证明、死亡证明;

4.结婚证明、离婚证明;

5.亲属关系证明;

6.继承权证明;

7.有关财产转移方面的声明书证明;

8.赠与证明;

9.房屋买卖证明;

10.析产证明、产权证明;

11.遗嘱证明;

12.学历证明;

13.提存证明

14.宅基地使用权证明;

15.商标注册证明;

16.公司章程证明;

17.涉及到不动产的证据保全证明。

第二十三条 下列公证档案,列为长期保管。

1.受过或未受刑事处分证明;

2.职称证明;

3.国籍证明;

4.营业证书证明;

5.抵押、担保证明;

6.招标投标证明;

7.联营协议证明;

8.中外合资、外资企业证明;

9.申请专利的有关证明;

10.劳务合同证明;

11.清点遗产证明;

12.证据保全证明;

13.房屋搬迁协议证明;

14.房屋租赁证明;

15.涉及到不动产的副本、节本、译本、影印本与原本相符证明;

16.履行期在十六年以上的农林牧副渔各业承包合同证明;

17.履行期在十六年以上的其他合同证明;

18.用于诉讼的有关证明。

第二十五条 下列公证档案,列为短期保管:

1.生存证明、健康证明;

2.定居证明;

3.未婚证明、无配偶证明;

4.委托书、委任书证明;

5.授外人员劳动保险证明;

6.副本、节本、译本、影印本与原本相符证明;

7.现场监督证明;

8.商品成份证明;

9.技术标准证明;

10.企业承包、租赁证明;

11.生产经营责任制证明;

12.执行许可证明;

13.保管遗嘱或其他文件证明;

14.履行期在十五年以下的农林牧副渔各业承包合同证明;

15.其他履行期在十年以下的合同证明。

第二十六条 凡终止的公证事项所形成的档案,列为短期保管。

第二十七条 公证处复查公证事项所形成文书材料,应与原公证档案合并保管;由司法行政机关复查的,应将其复查结论存入原公证档案内,其保管期限均与原公证档案相同。复查后作出撤销公证书决定的,其公证档案与复查材料或撤销公证书的决定和通知合并重新列为短期保管,其保管期限从原公证档案保管期限起算时间开始计算。

第二十七条 公证处总登记簿册列为永久保管。

第二十八条 对未规定保管期限的公证档案,须由公证处比照上列档案保管期限的规定提出保管期限的意见,并报上级司法行政机关批准后执行。 


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